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¿ Cómo enviar e-mails usando los paquetes de Office: Word, Excel y Outlook ?


  1. Abrir simultáneamente un archivo de WORD y el MICROSOFT OUTLOOK
  2. En el documento de WORD, escribir lo que se va a enviar, si es una imagen,
    adjuntar la imagen.

    Si se desea enviar de forma personalizada, con el nombre de cada destinatario,
    colocar en la cabecera del word:

    Estimado (a) :

    Y dejar el espacio después de los 2 puntos, para luego colocar allí un código

  3. Ir al MICROSOFT OUTLOOK abrir Herramientas > Configuración de la Cuenta
    de la lista de cuentas de correo que se tengan configuradas, seleccionar la
    cuenta desde la cual se va a enviar.

    Por ejemplo su cuenta podría ser     info@suempresa.com

    Seleccionarla, que se marque en celeste, y luego hacer clic en el botón arriba
    que dice ESTABLECER COMO PREDETERMINADA.



    De esta manera vamos a hacer que los e-mails se envíen desde esta cuenta.

    * Esto sirve en el caso de que se tengan muchas cuentas. A veces si se desean
    enviar grandes cantidades de e-mails, para no saturar las cuentas de correo,
    se crean varias cuentas. Por ejemplo, podrían tener:

    info01@suempresa.com
    info02@suempresa.com ......
    info20@suempresa.com

    Unas 20 cuentas para envíos de e-mail, y se podrían agrupar las bases de datos en tablas en el excel, cada tabla con unos 200 e-mails máximo.
    Luego cada vez q se termina de enviar con una cuenta, se pone como predeterminada la siguiente y así sucesivamente.

  4. Ahora nos toca seleccionar la base de datos, entonces en el WORD, ir al menú superior y elegir CORRESPONDENCIA y dentro de esta sección, seleccionar un botón a la izquierda que dice SELECCIONAR DESTINATARIOS, se van a desplegar unas opciones, elegir USAR LISTA EXISTENTE.



    Se abre el explorador de Windows, con lo cual tenemos que buscar donde está guardado nuestro archivo excel con nuestra base de datos.

    Lo seleccionamos y va a salir una ventana pidiendo SELECCIONAR LA TABLA,
    o en todo caso una lista con las HOJAS que tenemos en el excel.

    Seleccionamos qué Tabla queremos enviar y le damos clic a ACEPTAR

  5. Ahora personalizar el envío: Ponemos el cursot después de Estimado (a) :
    y luego estando dentro de la sección CORRESPONDENCIA, hacemos clic en
    INSERTAR CAMPO COMBINADO y seleccionar la columna que contenga
    los nombres de las personas a las cuáles se les va a enviar.

    En el caso de que la columna se llame NOMBRE, entonces, seleccionar y
    hacer clic en INSERTAR. Ahora notamos que sale de esta manera << NOMBRE >> Eso quiere decir que allí se va a reemplazar esta etiqueta por cada uno de los datos de la base de datos.




    Si ahora hacemos clic en el botón VISTA PREVIA DE RESULTADOS (Icono de lupa) Veremos que << NOMBRE>> ha sido reemplazado por el nombre de la primera persona que está en la base de datos.

  6. Ahora estamos listos para enviar. Sólo queda ir al botón FINALIZAR Y COMBINAR y seleccionar de allí el botón ENVIAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO.



  7. Los correos se irán enviando primero al OUTLOOK y los veremos allí en la bandeja de salida, y poco a poco se irán enviando de uno en uno hasta completarse el envío.

    Por ello no es recomendable enviar muchos correos a la vez, ya que satura el Outlook y se puede colgar, con unos 200 registros sería suficiente. Si se tienen más registros, hay que crear varias Tablas en Excel y luego enviar de 200 en 200 registros.


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